Jember, 22 Januari 2025 – Universitas Jember menggelar Workshop Peningkatan Kerja Pengurus UKM/Ormawa di Gedung Auditorium Universitas Jember pada pukul 08.00 WIB. Acara ini dihadiri oleh ratusan mahasiswa dari berbagai Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dan Organisasi Mahasiswa (Ormawa), termasuk delegasi dari Himpunan Mahasiswa Televisi dan Film (HIMAFISI), yang diwakili oleh Pembina HIMAFISI, Ketua Umum HIMAFISI, serta perwakilan dari Divisi Penelitian dan Pengembangan serta Divisi Media Kreatif.
Workshop ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja organisasi mahasiswa melalui penguatan kapasitas pengurus, optimalisasi program kerja, dan pengembangan jejaring antar UKM/Ormawa. Komitmen manajemen terhadap kegiatan mahasiswa Universitas Jember menunjukkan komitmen yang sangat kuat terhadap pengembangan mahasiswa dengan mengalokasikan 5% dari total anggaran Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) (Rp 12,5 miliar) untuk kegiatan mahasiswa. Fokus utama adalah transparansi anggaran dan pembinaan mahasiswa berprestasi melalui penguatan UKM/Ormawa. Hal ini mencerminkan pentingnya peran organisasi mahasiswa dalam menciptakan inovasi di lingkungan kampus.
Tujuan dan Agenda Workshop
Acara ini diawali dengan pembukaan resmi oleh Wakil Rektor III Universitas Jember, yang dalam sambutannya menekankan pentingnya organisasi mahasiswa sebagai wadah pengembangan diri dan kontribusi terhadap masyarakat. Ia juga menggarisbawahi peran strategis organisasi mahasiswa dalam menciptakan inovasi di lingkungan kampus. “Kegiatan seperti ini bukan hanya soal peningkatan kinerja organisasi, tetapi juga mempererat hubungan antar UKM/Ormawa. Ini adalah langkah besar untuk menciptakan inovasi bersama. UKM dan Ormawa adalah motor penggerak kreativitas mahasiswa. Kolaborasi yang baik akan menjadi fondasi kuat untuk menghasilkan program kerja yang bermanfaat,” ujarnya. Workshop ini didasarkan pada Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi, yang mengatur pentingnya pembinaan organisasi mahasiswa dalam pengembangan potensi mahasiswa di perguruan tinggi. Setelah pembukaan, acara dilanjutkan dengan sesi pemaparan materi dan diskusi. Peserta diajak mendalami strategi pengelolaan organisasi, mulai dari perencanaan, pengorganisasian, hingga evaluasi. Diskusi interaktif menjadi kesempatan bagi peserta untuk berbagi pengalaman dan mengajukan pertanyaan terkait tantangan dalam organisasi.
Fokus Utama Workshop
Workshop ini menitikberatkan pada beberapa aspek utama yang relevan untuk pengelolaan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dan Organisasi Mahasiswa (ORMAWA)
- Penyusunan Rancangan Anggaran Biaya (RAB) dan Pertanggungjawaban keuangan dalam pengelolaan keuangan kegiatan kemahasiswaan diatur melalui sistem SIMAWA dengan mekanisme yang jelas. Universitas menjamin efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas pengelolaan dana. Setiap UKM/Ormawa dapat mengajukan hingga 20 proposal pendanaan per tahun, maksimal 14 hari sebelum kegiatan. Pendanaan akan disesuaikan dengan pagu tahun sebelumnya. Selain itu, sistem ini mencegah penyalahgunaan dana, mempermudah evaluasi, dan membuka peluang dukungan untuk kegiatan selanjutnya. Pertanggungjawaban pembuatan LPJ dilakukan terhadap semua kegiatan, baik yang menggunakan dana internal (non-budgeting) maupun dana SIMAWA (budgeting), wajib menyelesaikan LPJ sebelum melanjutkan program kerja berikutnya. Sponsorship diperbolehkan dengan catatan mengikuti regulasi universitas.
- Dasar hukum pengelolaan keuangan dana kegiatan mahasiswa mengacu pada berbagai regulasi, termasuk Undang-Undang Keuangan Negara, Peraturan Pemerintah, dan peraturan internal terkait pengelolaan keuangan dan Barang Milik Negara (BMN). Hal ini memastikan semua aktivitas sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Siklus pengelolaan keuangan yang meliputi identifikasi kebutuhan, penyusunan RAB, pelaksanaan, dan evaluasi kegiatan. Proses yang sistematis ini membantu pengurus UKM/Ormawa menjalankan kegiatan secara efisien dan tepat sasaran.
- Permasalahan teknis keuangan seperti keterlambatan pertanggungjawaban, dokumen yang tidak lengkap, pengeluaran yang melebihi standar biaya, atau ketidaksesuaian kewajiban perpajakan sering kali menjadi tantangan. Universitas Jember memberikan solusi melalui bimbingan teknis dan pengawasan untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan dana, termasuk potensi mark up atau bukti Surat Pertanggungjawaban (SPJ) fiktif.
- Komponen belanja kegiatan yang mencakup bahan habis pakai seperti alat tulis, fotokopi, dan konsumsi; perjalanan termasuk transportasi, akomodasi, dan uang harian; honorarium untuk narasumber, pelatih, atau juri; serta biaya lainnya seperti sewa alat. Semua pengeluaran harus sesuai dengan Term of Reference (TOR ) dan Rancangan Anggaran Biaya (RAB).
- Ketentuan perpajakan dikenakan sesuai jenis transaksi, seperti Pajak Pertambahan Nilai (PPN) 11% dan Pajak Penghasilan (PPh) yang bergantung pada status transaksi. Honorarium dan sewa juga dikenakan pajak sesuai peraturan yang berlaku, menambah dimensi akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan.
- Penyusunan laporan keuangan memerlukan perencanaan detail sesuai Term of Reference (TOR) dan Rancangan Anggaran Biaya (RAB), dokumentasi penerimaan/pengeluaran dengan bukti lengkap, serta penyusunan laporan tepat waktu. Hal ini membantu memastikan transparansi dan efisiensi dalam evaluasi kegiatan.
- Merancang program kerja secara sistematis menjadi langkah penting dalam mendukung visi, misi, dan peningkatan kinerja organisasi. Penyusunan program kerja melibatkan analisis kebutuhan, tujuan, target, anggaran, dan jadwal pelaksanaan yang terintegrasi dengan sistem SIMAWA.
- Penyusunan program kerja dan Term of Reference (TOR) Melalui SIMAWA
Term of Reference (TOR) adalah dokumen perencanaan kegiatan yang menjadi dasar pengajuan anggaran. Format TOR meliputi judul, latar belakang, tujuan, mekanisme, indikator kinerja, jadwal, dan penanggung jawab. Pengunggahan TOR maksimal dilakukan 14 hari sebelum pelaksanaan kegiatan. Detail program kerja TOR mencakup informasi rinci seperti kebutuhan narasumber, alamat kementerian terkait, dan RAB yang diperlukan. Keberhasilan program kerja akan diukur berdasarkan capaian prestasi atau realisasi kegiatan. Hal ini sejalan dengan visi universitas untuk menciptakan mahasiswa yang unggul dan berdaya saing. - Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) kegiatan meliputi pendahuluan, pelaksanaan, hasil, penutup, dan lampiran seperti dokumentasi dan rincian keuangan. Format ini membantu memastikan akurasi dan transparansi dalam pelaporan.
- Tujuan pemanfaatan sarana dan prasarana di universitas Jember mendukung kegiatan belajar-mengajar dan organisasi mahasiswa. Selain itu, fasilitas ini berfungsi sebagai ruang inovasi, kreativitas, dan pengabdian masyarakat, sejalan dengan visi universitas.
- Alur layanan sarana dan prasarana serta pengajuan izin penggunaan sarana dan prasarana dilakukan melalui aplikasi OPTIMA BMN, minimal 10 hari sebelum kegiatan. Izin diverifikasi sesuai aturan yang berlaku untuk memastikan keselarasan jadwal dan prioritas universitas.
Keikutsertaan HIMAFISI dalam workshop ini memberikan sejumlah manfaat bagi pengurus, antara lain:
- Peningkatan kemampuan manajerial:Pembekalan strategi praktis untuk mengelola organisasi secara efektif dan efisien.
- Penguatan kolaborasi antar-organisasi: Peluang menjalin kerja sama dengan UKM/Ormawa lain di lingkungan Universitas Jember.
- Pemanfaatan teknologi untuk publikasi dan evaluasi: Ide-ide baru untuk memaksimalkan media digital sebagai alat komunikasi dan dokumentasi kegiatan.
Langkah HIMAFISI ke Depan
Workshop ini menjadi pengalaman berharga bagi HIMAFISI dalam mempersiapkan diri menghadapi tantangan organisasi. HIMAFISI berkomitmen untuk menerapkan wawasan yang diperoleh guna meningkatkan kinerja organisasi serta menghasilkan program kerja yang berdampak positif bagi kampus dan masyarakat.
Dengan semangat kolaborasi dan inovasi, HIMAFISI optimis mampu menjadi contoh bagi organisasi mahasiswa lain dalam mengelola kegiatan yang relevan dan inspiratif. Kami berharap semangat ini terus terjaga untuk mendukung kemajuan HIMAFISI dan organisasi mahasiswa Universitas Jember secara keseluruhan.
Berikut link drive untuk mendownload materi lengkap dari workshop diatas.
Unduh materi lengkap dari workshop klik Link disini.